Sende og motta fakturaer via PDF
Direkte fra leverandør til kunde
Spar en dag!
En e-faktura er fremme på 0.2 sekunder (ja, sånn ca).
Et mer miljøvennlig alternativ.
Ingen papir.
Ingen utskrifter.
Ingen utsendelser på post.
Visste du at PDF-formatet kan brukes som en "allemanns-e-faktura"? Helt uten transaksjonskostnader eller tilpassing av dine systemer.
Som avsender sender du ganske enkelt fakturaen som en PDF i en e-postmelding. Hos mottakeren tolkes PDF-en automatisk, og alle fakturadata går inn i en elektronisk arbeidsflyt for attestering.
E-fakturaer via PDF er:
Enklere
Nå er det slutt på alt papirarbeid med post og konvolutter. Og i motsetning til andre e-fakturaformater kan du enkelt se på fakturaen på skjermen.
Raskere
En e-faktura kommer frem med én gang. Ettersom PDF er et standardformat, krever det minimalt med teknisk tilpassing.
Billigere
Ingen utgifter til porto, papir, skrivere m.m.
Mer miljøvennlig
Mindre papir og færre transporter er bra for miljøet.
Slik fungerer det:
Avsenderen
De fleste økonomi- og faktureringssystemer kan i dag opprette og sende PDF-fakturaer via e-post. Det eneste som trengs, er en e-postadresse til kunden som erstatter den fakturaadressen som tidligere fantes i kundereskontroen.
Når du fakturerer og velger ”fakturautskrift”, går de fakturaene som skal sendes i posten til skriveren, og du sorterer, legger i konvolutt og frankerer som vanlig. De fakturaene som går som PDF via e-post, sendes direkte uten ytterligere håndtering.
Mottakeren
Alle kan motta PDF-fakturaer i et e-postsystem og åpne dem med Adobe Acrobat Reader. Men for å overføre fakturainformasjonen til økonomisystemet og gjøre den tilgjengelig for attestering i din organisasjon, trenger du en tolkingsprogramvare, f.eks. INVOICES fra ReadSoft, og et system for elektronisk fakturabehandling.
Det er her det er mest å vinne, og derfor er dette et naturlig første skritt på veien mot en mer effektiv arbeidsmåte og store kostnadsbesparelser.
For deg som i dag behandler fakturaer elektronisk i organisasjonen
PDF-fakturaene havner i innboksen for den e-postadressen du har opprettet. INVOICES henter automatisk nye fakturaer, og ved hundreprosents tolking går fakturaene videre til attestering. De fakturaene som ikke oppnår 100 %, stoppes av INVOICES (f.eks. hvis det mangler referanse), og verifiseres på samme måte som skannede papirfakturaer. Alle PDF-fakturaer arkiveres automatisk elektronisk i henhold til fastsatte regler.
Velegnet til:
E-faktura via PDF passer for alle bedrifter, både store og små. Nettopp fleksibiliteten og uavhengigheten av den andre parten er en stor fordel.
I motsetning til andre e-fakturaløsninger merker man ikke endringer som skjer hos den andre parten. Dine leverandører kan oppgradere økonomisystemet eller til og med skifte det ut uten at det har noe å si for deg, for PDF-fakturaene kommer til deg på samme måte som tidligere, helt upåvirket av endringer hos avsenderen.
Det eneste som nye leverandører trenger for å sende e-faktura, er din e-postadresse. Dermed er du alltid fleksibel ved valg av leverandør og investerer ikke teknisk i en relasjon, men kan velge leverandør ut fra kommersielle forhold som pris, leveringstid osv.