DOCUMENTS
La datamaskinen sortere dine innkommende dokumenter
DOCUMENTS automatiserer det tidkrevende arbeidet med å sortere og indeksere dokumenter. Det eneste du trenger å gjøre er å samle dine innkommende dokumenter på papir eller i elektronisk form. Deretter gjør programvaren resten.
Automatisk klassifisering og indeksering innebærer en mer effektiv dokumentbehandling, som gir raskere saksbehandling og lavere kostnader.
Automatisk klassifisering
ReadSofts DOCUMENTS-produkt analyserer alle innkommende dokumenter og bestemmer hvilken type det er. Er det en faktura, et ordreskjema, en skaderapport, en kredittsøknad, en adresseendring osv.? Programvaren samler deretter dokumentene i grupper, for eksempel alle dokumenter som hører til samme sak.
Indeksering gjør at dokumentene er søkbare
Etter at dokumentene har blitt klassifisert, trekker DOCUMENTS ut nøkkelinformasjon. Det kan være kontonummer, polisenummer, navn, adresser m.m. DOCUMENTS finner denne informasjonen automatisk, selv om den kan stå på forskjellige steder i ulike dokumenter.
Nøkkelinformasjonen lagres deretter i ditt forretningssystem sammen med de klassifiserte dokumentene. Dette medfører at du kan søke i dokumentene på grunnlag av de kriterier du har valgt å indeksere.
Velegnet til:
Bedrifter og organisasjoner som behandler store mengder dokumenter.
DOCUMENTS vil:
Øke effektiviteten
Raskere og mer konsekvent klassifisering vil gi arbeidsprosessene dine et løft.
Forbedre kontrollen
Du får umiddelbar tilgang til statusrapporter og kan se hvem som har gjort hva. Det gir bedre kontroll med forretningskritisk informasjonsflyt.
Forbedre arbeidsmiljøet
Allow staff to concentrate on case handling instead of document sorting.
Hjelpe deg å følge nye regler
Siden du alltid kan se nøyaktig hva som har skjedd med hvert enkelt dokument, kan du følge nye internasjonale bestemmelser som f.eks. SOX (Sarbanes Oxley Act.)
Tekniske detaljer
Papir, faks, e-post, PDF osv.
DOCUMENTS kan sammenlignes med en trakt for alle dine innkommende dokumenter. Uansett om de kommer inn på papir, som faks, e-post, PDF osv. blir dokumentene integrert i arbeidsflyten.
Programvaren leser dokumenter på samme måte som vi mennesker gjør. Den leter for eksempel etter logoer, nøkkelord og kombinasjoner av ord og utforming. Dessuten kan programvaren bruke strekkoder for å avgjøre hvilken dokumenttype det er og hvilket målsystem dokumentet skal til.
Et eksempel
En forsikringssak inneholder et standardskjema, en skaderapport og et brev. DOCUMENTS bestemmer dokumenttyper, kopler dokumentene sammen med hverandre og overfører informasjonen til saksbehandlingssystemet.
Ettersom DOCUMENTS har identifisert nøkkelinformasjonen, koples dokumentene automatisk til rett sak og er umiddelbart søkbare i systemet. For saksbehandleren innebærer det at alle arbeidsoppgaver før komplettering og registrering skjer automatisk.
Senere kommer det bilder med bevis på skaden og et håndskrevet brev. Neste gang saksbehandleren logger inn i saksbehandlingssystemet er alle dokumenter i saken tilgjengelige i sin helhet.
Integrering med andre systemer
Programvaren er laget med tanke på integrering med andre systemer. Data fra DOCUMENTS overføres enkelt til ditt ERP-system, arkiv, saksbehandlingssystem osv.